Formation en organisation d’événement

Le Salon de L’Organisateur est fier de s’associer avec l’Institut de l’événement (IDÉ) pour offrir aux professionnels du milieu événementiel une journée de perfectionnement et de rencontres. Vous pourrez profiter de 3 périodes d’ateliers de perfectionnement sur des sujets d’actualité de l’organisation d’événements, ainsi que rencontrer plus de 70 fournisseurs qui vous proposeront une panoplie de produits et services pour faire de vos événements un succès.
Au terme de la journée, vous serez outillés pour bien planifier les aspects logistiques de vos événements, et ce, qu’ils soient de petite, moyenne ou grande envergure.

HORAIRE DE LA JOURNÉE

08 h 30 – Accueil et inscription
09 h 00 – Atelier LES SECRETS D’UNE LOGISTIQUE EFFICACE
11 h 00 – Visite du Salon de L’Organisateur
12 h 30 – Dîner
13 h 30 – Atelier GESTION RESPONSABLE D'ÉVÉNEMENTS ET LOGISTIQUE
15 h 30 – Pause réseautage
16 h 00 – Atelier LES ÉQUIPEMENTS SCÉNIQUES ET TECHNIQUES
17 h 00 – Fin de la journée

ATELIERS DE TRAVAIL (maximum 35 personnes)

Cette formule vous propose des activités concrètes et des exercices où vous serez mis en situation dans une salle permettant le travail de groupe.

ATELIER 1 : LES SECRETS D’UNE LOGISTIQUE EFFICACE

Résumé :
Les services logistiques occupent un rôle essentiel pour assurer une gestion efficace de l’événement sur le terrain. La fonction des services logistiques est de planifier, organiser et contrôler les éléments physiques, matériels et humains permettant de rendre l’événement opérationnel. Ils fournissent le matériel essentiel à la tenue de l’événement : électricité, eau, aménagement du site, matériaux et services, etc. Ils prévoient également pour le public tout ce qui peut rendre agréable et sécuritaire sa participation : propreté, aisance de stationnement, circulation fluide, facilités d’accès, etc.

Objectifs :

• Présenter les principaux éléments des services logistiques : les services municipaux et les permis, la santé et la sécurité du public, l’accueil et l’information, l’aménagement du site et les équipements, l’entretien et la propreté du site et l’approvisionnement;
• Identifier les facteurs qui influencent la quantité d’équipement requis;
• Donner des exemples et modèles concrets tels que le plan d’aménagement du site;
• Comparer les différentes méthodes disponibles pour déterminer les besoins en services et en équipements de l’événement.

Formateur : Benoit Bilodeau
Impliqué dans la production de grands événements depuis près de vingt ans, Benoît Bilodeau a notamment œuvré pour le Festival Juste pour rire, ainsi que les événements entourant le 350e anniversaire de Montréal et le Cirque du Soleil. Fondateur de Trois producteurs associés en 1999, il agit, entre autres, à titre de producteur délégué pour la production des concerts et des tournées internationales de l’Orchestre symphonique de Montréal. Il a assumé de 2003 à 2008 la charge du cours La réalisation d’événements au programme de maîtrise en gestion de projet à l’UQÀM.  Dès janvier 2010, il donnera le cours intitulé La logistique des événements culturels au programme D.E.S.S. en gestion d’organismes culturels à HEC Montréal.

ATELIER 2 : GESTION RESPONSABLE D'ÉVÉNEMENTS ET LOGISTIQUE

Résumé :

Plus qu’une mode, le développement durable est presque devenu une obligation pour les événements. Bailleurs de fonds et clients ont des exigences précises à ce niveau. Les services logistiques doivent s’impliquer dès le départ dans le processus d’implantation de cette nouvelle réalité. Du matériel à l’alimentation, du transport des participants à la gestion de l’énergie, tous les éléments logistiques sont à considérer. Êtes-vous prêt?

Objectifs :

• Présenter brièvement la nouvelle certification en gestion responsable d’événements;
• Aborder tous les éléments de la norme qui concernent les services logistiques : sélection des fournisseurs, choix du matériel, choix du site, source d’énergie sur les lieux, gestion des surplus de nourriture, gestion du recyclage et du compostage, la signalisation, gestion du transport et calcul des GES, etc.;
• Donner des exemples concrets de mesures appliquées dans les événements et leurs liens avec les services logistiques;
• Mentionner les différences d’application pour les événements ponctuels vs récurrents, ainsi que corporatif vs de divertissement;
• Donner des références d’outils, de modèles et de consultants qui peuvent aider les organisateurs.

Formateur : Anne-Marie Bégin
Coordonnatrice du Conseil québécois des événements écoresponsables depuis un an et demi, elle a eu l’occasion de travailler auprès de plusieurs organisateurs d’événements de tous types et de toutes envergures. Détentrice d’un baccaulauréat en communication et politique à l’Université de Montréal et d’une maîtrise en environnement de l’Université de Sherbrooke, son projet de maîtrise fut la rédaction, pour Sports-Québec, d’un cadre d’analyse pour événements écoresponsables d’envergure. En 2007, elle a siégé sur le comité écoresponsabilité dans le cadre de l’organisation du Rendez-vous international sur les applications du développement durable. Elle a également occupé le poste de coordonnatrice de l’écoresponsabilité au sein du Comité organisateur de la 44e Finale des Jeux du Québec pendant près d’un an et demi.

ATELIER 3 : LES ÉQUIPEMENTS SCÉNIQUES ET TECHNIQUES

Résumé :

Autant pour les événements en salle que ceux à l’extérieur, les équipements scéniques et techniques de toute sorte sont nécessaires, voire primordiaux à la réussite d’un événement. Mais comment négocier et créer un devis technique adéquat? La rapidité des changements technologiques a un impact sur plusieurs éléments tels que les éclairages, la sonorisation, la vidéo et les effets spéciaux. Y a-t-il des nouveautés qui vous permettraient d’améliorer votre événement? Connaissez-vous le vocabulaire qu’utilisent chaque jour les équipes techniques et comprenez-vous bien le langage?

Objectifs :

• Expliquer tous les éléments qui doivent être inclus dans un devis technique;
• Donner un lexique du vocabulaire à connaître;
• Aborder les nouveautés en termes d’équipements scéniques et techniques;
• Montrer des exemples de devis techniques.

Formateur : Mario Boivin
Connaissant très bien le milieu événementiel puisqu’il a œuvré au sein d’organismes tels que le Festival celtique international de Montréal, le Festival Acadien-Cajun du Québec et le Festival du film Fantasia, Mario Boivin a parmi ses domaines de compétences la direction artistique, la régie de scène et la composition, la conception sonore et la réalisation de trames musicales. Il a également réalisé près de 35 mises en scène au théâtre pour adultes, adolescents et enfants, en chanson, en humour, dont pour Juste pour Rire, et Les Jeunesses Musicales du Canada. Il agit toujours à titre de consultant en techniques de scène, ainsi que comme professeur de régie de scène.

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